全文　自治会町内会における個人情報取扱いＱ＆Ａ集

抜粋 　　自治会町内会における個人情報取扱い Q&A　 　 ＜目次＞

◆個人情報全般 ---------------------------------------------------- Ｑ１−１：どのような情報が「個人情報」にあたるのですか？ ---------------------------------------------------- Ｑ１−２：氏名のみでも「個人情報」に含まれますか？ ---------------------------------------------------- Ｑ１−３：個人情報保護法の適用となる「個人情報取扱事業者（の従業者等）」とは何ですか？ ---------------------------------------------------- Ｑ１−４：自治会町内会においては、どこまでの方が 個人情報保護法における「従業者」にあたりますか ？ ---------------------------------------------------- Ｑ１−５：「要配慮個人情報」とは何ですか？ ---------------------------------------------------- Ｑ１−６：要配慮個人情報を取得する際、本人の意思表示が難しい方が単身でいる場合はどのように同意をとればよいですか？ ---------------------------------------------------- Ｑ１−７：自治会町内会において個人情報取扱ルールを定めることは必須ですか？ ---------------------------------------------------- Ｑ１−８：個人情報取扱ルールの策定にあたり、自治会町内会の中での意思決定はどのように行えばよいですか？ ---------------------------------------------------- Ｑ１−９：自治会町内会で個人情報取扱ルールを作成しましたが、全会員に周知しないといけませんか？   Ａ：自治会町内会において、会員の個人情報をどのように取り扱うかというルールとなりますので、会員の方々に周知をしていただく必要があります。特に会員の個人情報の利用目的については、法令上も利用目的を通知もしくは公表することが求められているため、全会員への周知が必要です。周知の方法については、総会で周知する方法や回覧で周知する方法などが考えられます。 ---------------------------------------------------- Ｑ１−10：どのような時に罰則がありますか？ ----------------------------------------------------

◆名簿の取扱い Ｑ２−１：会員名簿を作成、配付していますが、本人への同意の確認は口頭でもよいですか？ 口頭の場合、後からトラブルになることも考えられますが、署名、委任状等が必要ですか？ ---------------------------------------------------- Ｑ２−２：住所・氏名・電話番号等の基本情報であっても、本人の同意がないと会員名簿に掲載できないのですか？   Ａ：住所・氏名・電話番号は個人情報になりますので、会員名簿に掲載して、配付することは個人情報保護法上、第三者への提供にあたる ため、そのことについて本人の同意が必要です。同意が得られない場合は、同意を得られた項目だけ掲載するなどの対応も考えられます。 ---------------------------------------------------- Ｑ２−３：会員名簿を全会員に配付していますが、名簿への掲載に同意されず名簿非掲載とした方には名簿を配付しなくてもよいですか？ ---------------------------------------------------- Ｑ２−４：会員名簿を配付した後に、訂正請求が出たときは、その訂正内容をどのように周知すればよいですか？ ---------------------------------------------------- Ｑ２−５：改正法施行前（平成29年５月30日以前）に既に配付した会員名簿はどのように取り扱えばよいですか？ ---------------------------------------------------- Ｑ２−６：改正法施行前から持っている会員名簿を更新し配付する場合、変更点のない会員は、以前取得した情報をそのまま利用することになるが、その場合どのように取り扱えばよいですか？ ---------------------------------------------------- Ｑ２−７：現在、会員名簿は配付していませんが、過去に名簿を配付していた経過があり、一部の会員は当時の会員名簿を所有・使用しています。不要になった個人情報（一定期間の経過した会員名簿等）は速やかに廃棄することとありますが、この場合はどうすればよいですか？ ---------------------------------------------------- Ｑ２−８：改正法施行前に会員名簿を配付していますが、会員から個人情報が漏えいする可能性もあると思います。自治会町内会としてどのように対応したらよいですか？ ---------------------------------------------------- Ｑ２−９：会全体の名簿以外に役員名簿を作成・配付している場合、どうすればよいですか？ ----------------------------------------------------

◆名簿以外の個人情報の取扱い Ｑ３−１：名簿にはならないまでも、会合のときに参加者に名前を書いてもらうことがありますが、この場合の取扱いはどうなりますか？    Ａ：個人情報を取得する際は利用目的を明らかにする必要がありますが、取得の状況からみて利用目的が明らかな場合は特段利用目的を明示する必要はありません。このケースでは、会合の開催にあたり参加者を把握するために氏名等を収集していることが明らかであると思われますの で、利用目的を明示する必要はなく、参加者名簿については不要になった時点で速やかに廃棄していただければよいということになります。  ---------------------------------------------------- Ｑ３−２：自治会町内会で、住宅地図（看板）を掲示しており、名前（苗字）が載っていますが、今後も掲示して問題ないですか？ ---------------------------------------------------- Ｑ３−３：自治会町内会で地図に名前を落とし込んだものを作成し、配付していますが、これも個人情報にあたりますか？また、今後配付するにあたり 、本人への同意が必要ですか？ ---------------------------------------------------- Ｑ３−４：イベント時に写真を撮っていますが、どのようなことに注意すればよいですか？ ---------------------------------------------------- Ｑ３−５：自治会町内会で広報紙を発行しています。その中で、入退会者の氏名、訃報や出生の情報を載せています。これについても、ルールを決めておく必要がありますか？ ---------------------------------------------------- Ｑ３−６：これまで総会委任状の提出にあたっては班長が取りまとめて役員に提出する方法をとっていましたが、これからは世帯ごとに提出できる方法をとったほうがよい ですか ？ ---------------------------------------------------- Ｑ３−７：回覧で自治会町内会のイベントの参加者を募っています。班名と氏名を記入してもらっていますが、問題ないですか？